Dürfen Vertragsdaten per E-Mail versendet werden?

Verträge oder Kopien derselbigen sind schnell via E-Mail versendet. Man erspart sich das Ausdrucken und/oder das Versenden per Post. Doch wenn Sie die eine Briefmarke sparen möchten, können Sie auf der anderen Seite eine mindestens 4stellige DSGVO Strafe erhalten.

Warum? Weil Vertragsdaten eine ganze Menge an personenbezogenen Daten enthalten (wie z.B. Name, Anschrift, Kontodaten, etc.). Wenn Sie diese nicht ordnungsgemäß schützen – und dabei ist die Übermittlung an den Kunden ebenso gemeint – dann verletzen Sie die DSGVO nach Art. 44 – Allgemeine Grundsätze der Datenübermittlung.

Hier drohen empfindliche Strafen.

Ich empfehle Ihnen deshalb bei der Übermittlung von Vertragsdaten folgende Vorgehensweise:

  • Via Post und Einschreiben – Bei sehr sensiblen Daten sogar RSa (Rückschein)
  • Via E-Mail mit verschlüsselten Dokumenten dessen Passwort vorher persönlich definiert wurde. In diesem Fall sollte das Passwort mindestens 8 Stellen lang sein und aus Buchstaben, Zahlen und Sonderzeichen bestehen.

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