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Warum in der Ruhe doch die Kraft liegt: Verblüffende Tipps um die Informationsflut zu bändigen

Wie kann man die Informationsflut bewältigen? Wie soll man mit der Informationsflut umgehen? Fragen die simpel klingen aber eine pure Verzweiflung ausdrücken. Denn wenn man sich die Frage stellt wie man der Informationsflut Herr werden kann, dann ist bereits ein kritischer Punkt erreicht.

Davor stellt man sich die Frage nämlich äußerst selten. Aus gutem Grund: Wer in dieser Thematik eine öffentliche Selbstreflexion durchführt gilt bis dato meist als Niete, quasi das schwächste Glied in der (Erfolgs)kette. Informationen muss man nämlich lesen, verstehen, umsetzen und taktisch verteilen. Nur so kann man den alltäglichen Kampf im Büro gewinnen.

Kommt Ihnen das bekannt vor?

Natürlich etwas überspitzt dargestellt, aber in Wahrheit in manchen Büros doch sehr nahe an der Realität. Im Schnitt erreichen uns nämlich ca. 30 E-Mails pro Tag und wir verbringen mehr als 1 Stunde damit diese zu lesen, zu verstehen und gegebenenfalls auch zu beantworten. Das Ganze natürlich zwischen unzähligen Meetings, Anrufen, Projekten und den eigentlichen Aufgaben Ihrer Tätigkeit.

Wissen Sie eigentlich wie viel dies Ihrer Firma kostet?

Ganz abgesehen davon, dass diese Flut an Informationen Ihre Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter auf längere Sicht krank macht. Es zieht übrigens einen weiteren Rattenschwanz nach sich: Damit Mitarbeiter dieser Informationsflut Herr werden, gibt es praxiserprobte Lösungsansätze die immer wieder gerne angewandt werden:

E-Mails in Meetings bearbeiten

Das ist ungefähr so, als würden Sie als Kind auf einem Gameboy spielen während der Lehrer einen Vortrag hält. Das Resultat muss ich nicht extra erwähnen oder doch? Die Mitarbeit am Meeting selbst lässt zu wünschen übrig, etwaige Kommentare kommen zum ungünstigsten Zeitpunkt, bereits besprochene Punkte werden wiederholt nachgefragt. Letztendlich war das ganze Meeting oder zumindest ein Großteil davon verschwendete Zeit.

E-Mails in der Freizeit bearbeiten

Früher gab es dafür noch Applaus: Mitarbeiter die sich in der Freizeit, ja sogar im Urlaub um die Firma sorgen und unentgeltlich zum Wohle der selbigen beitragen. Ich persönlich habe kein Verständnis für Personen die mir außerhalb ihrer (und meist auch meiner) Arbeitszeit eine E-Mail schicken. Warum? Weil mir so etwas signalisiert, dass Familie, Freizeit, soziale Kontakte und eigenes Wohlbefinden unter die Firma gestellt wird. Daraus leite ich ab, dass diese Person das Selbe auch von mir erwarten könnte. Diese Erwartung erfülle ich jedoch nicht (mehr). Ein Burnout vor einigen Jahren zeigte mir sehr gut, wer wirklich in Zeiten von mangelnder Gesundheit für einen da ist. Denken Sie einfach darüber nach.

PS: Im übrigen ist dies auch ein Signal, dass Sie Ihr Zeitmanagement nicht im Griff haben. Die Zeiten des Applaus für diese “Art zu Arbeiten” sind so gesehen vorbei. Warum tun Sie es dann noch?

E-Mails ungelesen verschieben

Der Klassiker der Informationsflut: An der Fülle von E-Mails werden diese nach einem eigenen Filter aussortiert. Allerdings heißt das noch lange nicht, dass dieser Filter korrekt oder effizient ist. Dadurch kann es mitunter schnell und (un)beabsichtigt passieren, dass E-Mails ungelesen verschoben werden obwohl der Absender auf eine Entscheidung oder zumindest Antwort wartet. Daraus ergeben sich Verzögerungen, Missverständnisse und im schlimmsten Fall sogar Folgekosten.

E-Mails 1:1 weiter verteilen

Ebenso oft anzutreffen ist dieser Klassiker, den vor allem Führungskräfte machen: Scheinbar wichtige Informationen werden 1:1 an die Mitarbeiter weitergeleitet. Wichtige Punkte werden nicht in eigenen Worten zusammengefasst oder beigefügte, vorherige E-Mails werden nicht entfernt. Dadurch ist es übrigens schon zu manch heftigen Diskussionen gekommen, weil plötzlich vertrauliche und persönliche E-Mails den Weg zu weiteren Empfängern gefunden haben. Vom Informationsoverkill den die Empfänger erleiden reden wir am besten gar nicht.

E-Mails an Hinz und Kunz senden

Getrost dem Motto „Du wurdest informiert also hast du es auch zu wissen“ – Informationen werden nicht mehr selektiv versendet, sondern an festgelegte oder zufällige Empfänger(gruppen) verstreut. Besonders gerne wird dieses Spiel von Mitarbeitern wie auch Führungskräften gemacht, die die Struktur des Unternehmens nicht genauer kennen (wollen) oder auch eine „Rolle des Wissenden“ einnehmen möchten um sich z.B. zu positionieren.

Kontakt aufnehmen und Kommunikation optimieren

Möchten Sie Ihre Informationen und deren Flut bändigen? Gerne stehe ich Ihnen für ein unverbindliches Gespräch zur Verfügung. Meine Kontaktseite wartet auf Ihre Eingabe.

Doch welche Lösungsansätze gibt es nun?

Das Rad muss nicht neu erfunden werden. Es gibt und gab bereits viele Lösungen zu diesem Thema, doch der Erfolg liegt in der Umsetzung und der Konsequenz selbst.

Kennen Sie Ihre(n) Empfänger – Erarbeiten Sie Ihre Information

Um die Informationsflut einzudämmen, muss man diese selbst unterbinden. Dies funktioniert nur dann, wenn

  1. die richtigen Ansprechpartner bzw. Entscheidungsträger angesprochen,
  2. korrekt aufbereiteten Inhalte (Anweisungen, Fragestellungen, reine Informationszwecke…) vorliegen,
  3. der passende Kanal (E-Mail, Telefongespräch, persönliches Gespräch…) gewählt wurde und
  4. die entsprechende Priorität (sofort, nebenbei, während dem Kaffee, in einem Meeting…) festgelegt ist.

Hinterfragen Sie sich selbst ob ein E-Mail Sinn macht

Die E-Mail ist in vielen Unternehmen nach wie vor das primäre Kommunikationsmittel. Doch ist es wirklich klug Einzeiler wie z.B. ein „Danke dir“ E-Mail zu versenden? Oder macht es nicht einen besseren und nachhaltigen Eindruck wenn man zur Kollegin bzw. zum Kollegen geht und es einfach ausspricht. Wertschätzung ist etwas das selten geworden ist und nicht via E-Mail vermittelt werden kann bzw. meiner Ansicht nach nicht vermittelt werden soll. Das gilt übrigens auch für Dinge die man unkompliziert besprechen könnte und bringt mich schon zum zweiten Punkt:

Treffen Sie sich doch mal persönlich

Fördern Sie persönliche Gespräche: Sei es zu zweit auf dem Gang oder in Räumen durch Meetings. Doch tappen Sie nicht in die Meetingfalle und verschwenden Sie kostbare (Arbeits)zeit. Bringen Sie die Punkte auf den Tisch die Ihnen wichtig sind und besprochen oder abgeklärt werden müssen. Danach widmen Sie sich wieder Ihren anderen Aufgaben – auch dann, wenn das Gespräch nur 10 Minuten von geplanten 30 oder 60 Minuten gedauert hat.

Schenken Sie Großraumbüros keinen Glauben

Ich sehe schon wie sich Ihre Augenbrauen hochziehen. Was hat ein Großraumbüro mit Informationsflut zu tun? Tja, sehr viel. Laut einer Harvard-Studie (hier geht’s zum T3N Artikel) reduzieren sich die direkten Gespräche zwischen Mitarbeitern um 70 Prozent wenn diese in einem Großraumbüro untergebracht sind. E-Mails wurden plötzlich viel öfters verschickt, als jedes Team noch sein eigenes kleines Reich hatte. Verwunderlich? Meiner Meinung nach nicht. Jeder Mensch braucht eine gewisse Privatsphäre, die in kleinen Büros schneller und besser gegeben ist, als in Großraumbüros. Doch bis diese Erkenntnis in allen Firmen Einzug findet, wird noch einiges an Zeit vergehen… und an Unproduktivität folgen.

Legen Sie Wert auf Protokolle und Fristen

Ein großer Vorteil von E-Mail ist ja der Punkt, dass man es schriftlich hat. Man kann es vorlegen und auf ein „digitales“ Gespräch verweisen, falls es Bedarf dazu gibt. Doch nichts desto trotz kann jeder Satz und jeder E-Mail auf verschiedensten Arten interpretiert werden. Was für Sie eine dringende Aufforderung ist, kann für den Empfänger ein Wunschkonzert sein. Emotionen werden bis dato (Gott sei Dank) nicht digital übertragen, das ist nur von Angesicht zu Angesicht möglich. Übrigens auch die Emotion der Unsicherheit und Unwissenheit. Soll heißen, Sie erkennen in einem persönlichen Gespräch schneller und einfacher ob Ihre Anweisungen beim Gegenüber angekommen sind als in einem E-Mail. Um den erwähnten Vorteil der E-Mail beizubehalten: Verfassen Sie nach einem persönlichen Gespräch ein kurzes Protokoll des Besprochenen mit den vereinbarten Fristen bis zur Erledigung und versenden Sie dieses an alle Beteiligten.

Prüfen Sie erhaltene Informationen

Wie am Anfang dieser Tipps erwähnt, sollten Sie Ihre eigenen Informationen gut aufbereiten und wohlüberlegt verkünden bzw. verstreuen. Machen Sie dies doch auch mit den E-Mails und Meeting Einladungen die Sie bekommen. Nicht jedes Meeting benötigt Ihre Anwesenheit, entweder weil Sie oder Ihre Abteilung z.B. gar nicht zuständig sind oder Mitarbeiter unter Ihnen arbeiten die die Thematik besser kennen. Als Führungskraft sollte man wissen, wen man zu welchem Meeting entsendet. Erhalten Sie viele E-Mails die Sie im Grunde gar nicht lesen sondern nur an Ihre Kollegen weiterleiten, dann hinterfragen Sie einmal den Kommunikationsprozess. Brieftauben hat man letztendlich auch durch elektrische Kabel ersetzt.

Benachrichtigungen sind Konzentrationskiller

Noch ein persönlicher Tipp: Schalten Sie Benachrichtigungen weitgehend ab. Sie kennen sicher das kleine Fenster das immer auf dem Desktop auftaucht oder der Vibrationsalarm auf Ihrem Handy, wenn Sie eine neue E-Mail erhalten. Solche „Aufmerksamkeiten“ lenken Sie stets ab und setzen Sie sogar unter Druck. Eine Informationsüberflutung fängt nämlich auch bei kleinen Dingen an. Wie der kleine Tropfen, der das Fass zum Überlaufen bringt.

Kontakt aufnehmen und Kommunikation optimieren

Möchten Sie Ihre Informationen und deren Flut bändigen? Gerne stehe ich Ihnen für ein unverbindliches Gespräch zur Verfügung. Meine Kontaktseite wartet auf Ihre Eingabe.

Wow, Sie haben es bis hierher geschafft bzw. gelesen. Ich bin beeindruckt. Vielleicht weil Sie einen ganz speziellen Tipp vermissen? Vielleicht sind Sie sogar eine Führungskraft? Nun in der Tat habe ich noch einen Tipp für Sie, falls Sie Gefahr laufen an der Informationsflut zu ersticken.

Konzentrieren Sie sich auf IHRE Arbeit

Was meine ich damit?
Nun, simpel ausgedrückt sollten Sie sich (wieder) um das kümmern, was die eigentliche Aufgabe & Verantwortung Ihres Jobs ist. Dazu gehört auch, dass Sie Kollegen und Mitarbeiter das Zutrauen was deren Job und Verantwortung ist. Führungskräfte neigen jedoch dazu, dass Sie sich gerne um alles kümmern (wollen), sich überall einmischen, Dinge hinterfragen die eigentlich schon geklärt sind und teilweise auch Rollen einnehmen die nicht im entferntesten etwas mit Ihrem Job zu tun haben.

Führungskräfte die einem Kontrollzwang unterliegen oder Ihren eigenen Verantwortungsbereich „überschätzen“, haben ein großes Problem: Nämlich mit sich selbst. Es gelingt Ihnen nicht (mehr), dass Sie ihren Mitarbeitern und/oder Kollegen vertrauen. Sie entwickeln eine regelrechte Diktatur im eigenen Team/Abteilung/Firma.

 

Das Resultat

Kein Meeting ohne deren Kenntnis (und teilweise auch Zustimmung), kein E-Mail von Mitarbeitern ohne das deren Name nicht in CC auftaucht, keine Entscheidungsbefugnis von Mitarbeitern ohne Rücksprache und vieles mehr. Manche Führungskräfte verbreiten diese eigenen Hierarchien in weiterer Folge sogar in anderen Teams – sprich sie mischen sich in den Kompetenz- und Verantwortungsbereich anderer Führungskräfte ein.

Erkennen Sie sich hier teilweise wieder?

Das ist mitunter der Grund, warum Sie auch so viele E-Mails, Termine und Anfragen erhalten. Weil Sie es so wollten und die innere Meinung und Überzeugung vertreten, dass ohne ihr Zutun und Wissen die Firma gegen die Wand fährt. Egal welche Position Sie ausüben: Wenn dies die Wahrheit wäre, dann sind entweder alle Positionen in Ihrer Firma falsch besetzt oder Sie führen ein Einzelunternehmen.

 

Die Lösung

Finden Sie heraus was Ihre Aufgabe im Unternehmen ist – nicht die Sie ausüben, sondern die für die Sie vorgesehen sind. Das kann mitunter schon etwas abweichen. Führen Sie Korrekturen durch indem Sie Aufgaben zurückgeben, Verantwortung übertragen und letztendlich am Erfolg des Unternehmens und an der Entwicklung von Mitarbeitern beitragen. Glauben Sie mir, das kann eigentlich nur zu einer Win-Win Situation führen.

Nichts sagen ist auch keine Lösung: Warum es wichtig ist richtig zu kommunizieren

Zugegeben Schreiben ist in unserer Zeit etwas geworden, dass jeder machen kann. Eine Tastatur ist jetzt nicht das komplizierteste EDV Gerät und Word findet sich ebenso so gut wie auf jedem PC/Laptop. Doch Schreiben ist nicht gleich Schreiben. So wie Reden nicht gleich Reden ist. Von Dialekten oder Sprachen ganz abgesehen. Vor allem Betonung, Mimik und auch Zeitpunkt sowie Gemütszustand von allen Beteiligten spielt bei der Kommunikation eine entscheidende Rolle. Vieles kann man beim Sprechen mehr oder weniger beeinflussen. Bei einem geschriebenen Text sieht die Sache ganz anders aus. Sie wissen nicht ob und vor allem wie der Text, den Sie produziert haben auch ankommt, sodass es die bzw. der Gegenüber auch (richtig) versteht.

Viele Firmen versuchen den notwendigsten und „für Suchmaschinen relevantesten“ Text auf diversen Webseiten, aber auch Produktfoldern und in Kundenkommunikationen via E-Mail zu finden und einzusetzen. Ohne sich allerdings ernsthaft die Frage zu stellen, ob letztendlich der Kunde damit etwas anfangen kann. Sind denn alle Produktinformationen ersichtlich und vor allem erklärt und verständlich? Hat die Anleitung einen roten Faden oder werden einfach nur Informationen wie Puzzleteile verschachtelt in der Hoffnung es könnte ein gemeinsames Bild entstehen? Gibt es Abkürzungen die auch Personen verstehen sollten, die nicht vom Fach sind? Müsste es neben der deutschen Sprache nicht auch eine zweite Sprache geben? Wenn ja, welche?

Fragen über Frage, die Ihnen eigentlich nur jemand beantworten kann der vom Fach ist und weiß was er will:

Der Kunde selbst.

Doch wie viele Kunden kennen Sie, die Ihnen ein ehrliches und vor allem konstruktives Feedback auf Produktunterlagen, Webseiten oder E-Mails geben? Der Großteil Ihrer Kunden oder auch Noch-Nicht-Kunden denkt sich seinen Teil und wird gewissen Entscheidungen „über“denken. So wie Sie es als Privatperson oder Unternehmen ebenso tun würden. Das ist ein Faktum über den kaum gesprochen wird und letztendlich so vieles bewirken kann. Umfassende und strukturierte Informationen lassen sich leicht(er) lesen, tauchen in Suchergebnissen auf und vermitteln einen positiven Eindruck als qualitatives Unternehmen.

Nachfolgend ein paar Tipps von mir, wenn Sie vor der Herausforderung stehen den einen oder anderen Text zu entwerfen. Möchten Sie sich lieber um Ihr Kerngeschäft kümmern, dann stehe ich Ihnen selbstredend gerne für diese Tätigkeit zur Verfügung. In diesem Fall kontaktieren Sie mich doch ganz einfach jetzt und ohne Umwege.

Kontakt aufnehmen und mehr erfahren

Möchten Sie Ihre (Kunden-)Kommunikation überarbeiten? Gerne stehe ich Ihnen für ein unverbindliches Gespräch zur Verfügung. Meine Kontaktseite wartet auf Ihre Eingabe.

Reden Sie nicht um den heißen Brei

Ist Ihnen schon mal aufgefallen, dass eine Anleitung neben Fakten, Warnhinweisen und Garantiebedingungen kaum Text beinhaltet der überflüssig ist? Bei einem Zeitungsartikel ist das mitunter anders bzw. umgekehrt. Wenn Sie den Sinn ihres Textes, den Sie schreiben wollen, verstanden haben dann können Sie sich auch an dessen Gestaltung machen. Viel Bla bla ohne eine Aussage, damit zumindest irgendwas geschrieben steht oder ein logischer Aufbau mit Fakten die nützlich sind und zum Lesen und Verstehen anregen. Sie können mit offenen Karten oder mit Kleingedrucktem und AGBs spielen. Doch bedenken Sie stets, dass zweideutige oder unklare Aussagen im Nachhinein stets mehr Arbeit verursachen als gut durchdachte Texte. Also bringen Sie Ihre Aussage auf den Punkt. Ohne Wenn und Aber.

Setzen Sie den Leser in den Fokus

Einen Text von Anfang an so zu schreiben, dass der Leser bzw. der Kunde im Fokus steht ist eine Klasse für sich. Es gibt Agenturen dafür, die den ganzen Tag nichts anderes machen. Möchten Sie keine Agentur damit beauftragen, dann können Sie sich auch selbst daran versuchen. Beachten Sie dabei stets den allgemein gültigen Aufbau von Artikeln, wie Überschrift ggf. mit einer Dachzeile, Einstiegstext, diverse Zwischenüberschriften und deren Absätze sowie Abschlussblock. Wichtig ist dabei, dass der Text stets so geschrieben wird, dass der Leser im Fokus steht. Nicht eine Suchmaschine oder jemand der in der gleichen Branche tätig ist wie Sie bzw. Ihr Unternehmen. Außer Sie wollen explizit nur diese Kundengruppe ansprechen.

Geschwollene Sätze verursachen geschwollene Augen

Beinhaltet Ihr Text viele „branchenspezifische“ Fremdwörter bzw. muss man beim Lesen eines Satzes viel Luft mitbringen, dann sollten Sie unbedingt Abhilfe schaffen. Nichts ist, für mich persönlich, nervenaufreibender als ein Text, den ich mit Hausverstand beim ersten Mal lesen nicht verstehen kann. Ausgenommen dieser wurde für eine ganz spezifische Fachgruppe (z.B. Ärzte) geschrieben – doch selbst da stelle ich mir oft die Frage ob dies denn zweckmäßig ist. Doch tun Sie sich selbst einen Gefallen und legen Sie Ihren Entwurf jemanden vor, der nicht aus Ihrer Branche kommt. Sie werden Bauklötze staunen, was man in Ihren Text interpretieren oder auch nicht interpretieren kann.

 

Angenommen Sie sind Dienstleister in der Webbranche und möchten Ihre Produkte werben. Als Experte verstehen Sie natürlich Begriffe wie DNS, IMAP, POP3 und Co – doch Ihre Kundengruppe im Privatbereich oder Unternehmensbereich wie z.B. Automobilbranche, Bankensektor, Handel und Gewerbe usw. wird damit nichts anfangen können. Wenn Sie das bei Ihrer Kommunikation beachten, werden Sie mehr Kunden erreichen und diese wiederum werden Sie und Ihre Produkte besser verstehen.

Versprochen ist Versprochen

… und wird auch nicht gebrochen – heißt es schon in einem Kinderreim. Doch seien wir uns ehrlich. Das beste und größte und innovativste Produkt gibt es nicht. Zumindest nicht für lange Zeit. Konzentrieren Sie sich stattdessen auf Ihre Kernkompetenz und verkaufen Sie diese. Bleiben Sie unbedingt bei der Wahrheit, denn dann schüren Sie keine falschen Erwartungen was letztendlich nur in Enttäuschung und negativen Rezensionen endet. Im schlimmsten Fall sogar mit Schadensersatzforderungen. Im Lebensmittelbereich gibt es seit einigen Jahren übrigens die Verleihung des Goldenen Windbeutels für die größte Werbelüge des Jahres. Das ist zwar auch Werbung für Ihr Unternehmen bzw. Ihr Produkt, jedoch ist dessen Wirkung auf die Allgemeinheit höflich gesagt etwas umstritten.

Man kann nicht nicht kommunizieren

Das lehrte uns bereits Paul Watzlawick. Man kann das Kommunizieren nicht unterbinden. Es findet fortlaufend statt, auch wenn Sie gar nichts sagen. Selbst beim geschriebenen Wort. Es ist nämlich die Art wie Sie etwas sagen bzw. eben nicht sagen. Desto transparenter und klarer Ihre Aussagen sind, desto besser verläuft auch die künftige Kommunikation.

Kontakt aufnehmen und mehr erfahren

Möchten Sie Ihre (Unternehmens-)Kommunikation auf Vordermann bringen, dann kontaktieren Sie mich doch ganz unverbindlich. Ich freue mich auf Sie.