Zeit ist Geld – Arbeitszeit ist Lebenszeit: Zeiterfassung und Rechtsgrundlage

Jeder Arbeitgeber hat die Arbeitszeiten seiner Mitarbeiter zu überwachen und aufzuzeichnen. Dies trifft übrigens für jedes Unternehmen zu und wird durch den Arbeitsinspektor kontrolliert. Es drohen empfindliche Strafen, wenn es bei den Aufzeichnungen Lücken gibt oder diese gar nicht aufliegen. Die Aufzeichnungspflicht ist in Österreich nicht ganz so neu, doch seit 2019 laut einem EuGH sind nun alle EU-Mitgliedsstaaten verpflichtet ein „objektives, verlässliches und zugängliches System“ einzurichten, damit die täglich geleistete Arbeitszeit erfasst werden kann.

Um einen kurzen und groben Überblick zu schaffen, was genau alles berücksichtigt werden muss, habe ich mich in dieses doch sehr komplexe Thema eingelesen und auf dieser Seite zusammen gefasst. Bitte beachten Sie allerdings, dass diese keine Rechtsberatung oder eine Richtlinie ist. Es ist lediglich ein Überblick mit weiterführenden Links zu Expertenquellen am Ende des Artikels.

Vorwort

Ich bin kein Rechtsexperte auf diesem Gebiet, beschäftige mich aber mit Arbeitsrecht und Datenschutz am Arbeitsplatz. Alle Informationen wurden sorgfältig recherchiert, nichts desto trotz kann ich für Inhalte keine Haftung übernehmen. Sollten Sie Fragen zu Arbeitsrecht oder Zeiterfassungen haben, so wenden Sie sich bitte an die jeweiligen Fachstellen wie Arbeiterkammer, Wirtschaftskammer oder auch dem Arbeitsinspektoriat.

Arbeitszeit und Dokumentation

 

Was ist zu erfassen?
Grundsätzlich ist der Beginn und das Ende der Arbeitszeit aufzuzeichnen. Daneben sind auch Pausen zu protokollieren. Dies ergibt in Summe die Wochenarbeitszeit die ebenso ersichtlich sein muss. Zu guter Letzt sind die wöchentlichen Ruhezeiten zu vermerken, also Tage an denen der Mitarbeiter Frei hat, egal ob dies ein Wochenende oder Feiertag ist. Ist irgendein Parameter nicht erfasst oder klar erkenntlich kann eine Nichteinhaltung unterstellt werden, die zu betrafen ist.

Arbeitet ein Mitarbeiter während der Ersatzruhe, der Feiertagsruhe oder der wöchentlichen Ruhezeit so ist zudem auch noch der Ort, die Dauer der Arbeitszeit und die Tätigkeit festzuhalten. Natürlich wieder mit den entsprechenden Pausen während der Arbeitszeit.

 

Was ist die tägliche Ruhezeit?

Als tägliche Ruhezeit betitelt man jene Zeit die einem Mitarbeiter uneingeschränkt zur privaten Nutzung zur Verfügung steht. Also seine Freizeit. Beginnend vom Ende einer Arbeitszeit bis zum nächsten Beginn einer Arbeitszeit. Diese muss mindestens 11 Stunden betragen, kann aber durch Kollektivverträge auf 8 Stunden reduziert werden – wobei diese Verkürzung innerhalb von 10 Tagen wieder kompensiert werden muss. Sprich der Anspruch von 11 Stunden verfällt nicht, sondern verschiebt sich. Beachten Sie dazu auch die weiteren Informationen am Ende dieses Artikels.

 

Was ist die wöchentliche Ruhezeit?

Darunter kann man die Wochenendruhe und die Wochenruhe verstehen. Die Wochenendruhe ist eine ununterbrochene Ruhezeit von 36 Stunden die den Sonntag einschließt. Ausnahmen gibt es allerdings bei Verkaufsstellen und Dienstleistungsbetrieben. Diese sind im Link unten genauer spezifiziert.

 

Wie hoch ist die höchstzulässige Gesamtwochenarbeitszeit?

Als maximale Arbeitszeit sind 12 Stunden täglich und 60 Stunden pro Woche festgelegt. Innerhalb von 17 Wochen darf sich allerdings nur ein Durchschnitt von maximal 48 Stunden pro Woche ergeben. Sprich bei z.B. 2 Wochen Beobachtungszeitraum mit einer 60 Stunden Woche, darf die zweite Woche nur 36 Stunden beinhalten: 60 + 36 = 96 / 2 = 48h – dieses Beispiel dient nur zur Veranschaulichung, per Gesetz werden 17 Wochen berücksichtigt. Per Kollektivvertrag kann der Beobachtungszeitraum übrigens auf 36 bzw. 52 Wochen erhöht werden.

 

Darf die höchst zulässige Gesamtarbeitszeit pro Tag überschritten werden?

Gegenfrage: Darf die höchst zulässige Geschwindigkeit im Ortsgebiet überschritten werden?

In beiden Fällen ist die Antwort: Nein. 12 Stunden pro Tag sollten wirklich das absolute Höchstausmaß der Arbeitszeit pro Tag sein.

Arbeitgeber überschreiten diese z.B. durch Projekt- oder Inventurtätigkeiten gerne. Dadurch wird allerdings durch gültiges Arbeitsgesetz verstoßen. Projekte oder auch Inventuren müssen so geplant (!) und durchgeführt werden, dass Arbeitnehmer auch wieder sicher nach Hause kommen und sich um die Familie kümmern können. Laut Gesetz ist das eben nur bei 10h (und im Ausnahmefall (!) bei maximal 12h) der Fall. Ist absehbar, dass eine Umstellung durch ein Projekt bzw. eine Inventur z.B. 18h benötigt, so muss der Arbeitgeber mindestens 2 Tage für diese Tätigkeit einplanen – unter Berücksichtigung der jeweiligen Arbeitszeiten und Ruhezeiten.

 

Muss man wirklich alles erfassen?

Gibt es einen Arbeitsvertrag der eine schriftlich festgehaltene Arbeitszeiteinteilung beinhaltet, also z.B. Mo-Fr von 08:00 Uhr bis 16:30 Uhr, dann kann die laufende Aufzeichnung entfallen. Allerdings sind die Abweichungen aufzuzeichnen, z.B. 10 Minuten früher kommen, 30 Minuten später gehen, etc. – Übrigens gilt für die festgehaltene Arbeitszeiteinteilung auch die Regelung der Pausenaufzeichnung wie oben erwähnt.

 

Zeiterfassungsaufzeichnungen

Mitarbeitern steht es übrigens zu, dass sie Einsicht in die Zeiterfassung erhalten. Ist dies nicht via einfachem Zugriff möglich, so muss es kostenlos 1x pro Monat zur Verfügung gestellt werden, z.B. via Ausdruck.

 

Hinweis

Es gibt übrigens noch weitere Hinweise und Ausnahmen für Mitarbeiter im Außendienst, HomeOffice, Handel, etc. sowie jene im Güter- bzw. Personenbeförderungsverkehr und werdende Mütter, bitte beachten Sie dazu die unten angeführten Links bzw. die Informationsseite des Arbeitsinspektorats.

 

Vorsicht
Gibt es bei der Arbeitszeitaufzeichnung Probleme um die tatsächlich geleistete Arbeitszeit zu erfassen bzw. zu berechnen oder verwehrt man den Mitarbeitern den Einblick auf diese, dann verfallen etwaige Ansprüche wie z.B. Überstundenentgelt nicht.

Ein Wort an die Mitarbeiter

Sollten Sie als Mitarbeiter negative Erfahrungen mit den jeweiligen Bereichen haben, so scheuen Sie nicht diese auch entsprechend zu melden. Meldungen können unter anderem auch anonym abgegeben werden. Werden Verstoße gegen das Arbeitsrecht oder auch andere Gesetze nicht gemeldet, so wird sich a) nie etwas ändern und b) scheuen Arbeitgeber nicht diese Grenzen weiter auszureizen und vor allem neu zu stecken. Jeder Arbeitgeber hat eine entsprechende Fürsorge gegenüber seinen Mitarbeitern zu leisten und sicherzustellen. Weitere Informationen dazu finden Sie auf austria-forum.org/af/AustriaWiki/F%C3%BCrsorgepflicht

 

Meldungen vs. Treuepflicht

Jeder Mitarbeiter ist mit dem Unternehmen, bei dem er/sie tätig ist in gewisser Weise verbunden, so zusagen treu. Im Gesetz nennt man dies auch die Treuepflicht gegenüber seinem Arbeitgeber. Meldungen die einen Missstand oder eine Straftat aufzeigen verursachen bei dem jeweiligen Mitarbeiter einen Konflikt gegenüber der Treue zu seinem Arbeitgeber. Je nachdem wie ausgeprägt diese Treue ist, desto eher ist ein Mitarbeiter dazu geneigt keine Meldung der Missstände oder der Straftat zu machen. Vergleichbar mit einer Straftat von Familienangehörigen.

Als Außenstehende erkennt man primär die Verfehlung und ratet zur Meldung/Anzeige – sind jedoch Emotionen und „Gefühle“ bzw. auch „Ängste“ (Kündigung, Verlust des Arbeitsplatzes…) vorhanden, so beschwichtigt man eher die Verfehlung. Typische Aussagen sind dann „Was können wir schon ändern?“, „Was sollen die (Behörden, etc.) denn schon tun und ausrichten?“ oder „Es ist eh im jeden Unternehmen gleich“ bis hin zu „Das eine Mal kann man schon verkraften“. Sollten Sie als Mitarbeiter von einer Verfehlung betroffen sein und von Ihren Kollegen solche Aussagen hören bzw. diese sich selbst einreden, dann sind es oft Ängste die jemanden zu dieser scheinbaren Gleichgültigkeit verleiten. Versuchen Sie hier die Fakten zu betrachten, möglichst ohne Emotionen. Befindet sich unter dem Strich nach wie vor ein grober Missstand oder sogar eine Straftat, so sind Sie verpflichtet diese gegenüber Ihrem Arbeitgeber oder auch andere Institutionen zu melden.

 

Die Erstattung einer Anzeige gegen den AG verstoße an sich nicht gegen die Treuepflicht, da die Verpflichtung der Gesamtheit gegenüber, unredliche Machenschaften aufzudecken, stärker wiege.www.drda.at/a/348_DRDA_2/Whistleblowing-im-Arbeitsrecht-Ausgewaehlte-Aspekte

Der OGH hielt dazu fest, dass den AN bei strafrechtswidrigen Umtrieben des AG, insb bei Steuerhinterziehungen, idR keine Verschwiegenheitspflicht trifft.www.drda.at/a/348_DRDA_2/Whistleblowing-im-Arbeitsrecht-Ausgewaehlte-Aspekte

Zeiterfassung im Excel

Wenn Sie als Mitarbeiter Ihre Stunden selbst erfassen möchten, so steht Ihnen meine Vorlage als Excelversion gratis und uneingeschränkt zur Verfügung. Sie haben damit die Möglichkeit Ihre Kommt/Geht Zeiten sowie Abwesenheiten wie Urlaub oder Krankenstand selbst zu erfassen und berechnen zu lassen. Dies auf Tages-, Wochen- und Monatsbasis. Es sind sogar fünf verschiedene Arbeitsmodelle möglich, die für jeden Monat individuell angepasst werden können. Berechnet werden Minus- und Überstunden pro Tag, Woche und Monat.

 

Lizenz

Es handelt sich hierbei um ein Excel bzw. eine Datei die mehrere Registerkarten mit verschiedenen Berechnen und Ansichten bereitstellt. Die Verwendung ist kostenlos. Sie können die Datei modifizieren wie Sie wollen. Wenn Sie den Quellverweis löschen, auch gut. Ich erhebe keinen Anspruch auf diese Programmierung bzw. Gestaltung. Wenn es Ihnen hilft, dann habe ich mein Ziel erreicht. Eine Bedingung habe ich jedoch: Wenn Sie einen Fehler finden, sagen Sie mir bitte Bescheid. Dann kann ich diesen nämlich korrigieren.

 

Haftung oder Gewährleistung

Ich kann für das Excel bzw. deren Berechnung keine Haftung oder Gewährleistung übernehmen. Wenn Sie die Datei verwenden, dann überprüfen Sie bitte die entsprechenden Eingaben und Berechnungen. Obwohl ich mit großer Sorgfalt programmiert habe, kann mir trotzdem ein Fehler unterlaufen sein, den ich noch nicht entdeckt habe. Geben Sie mir dann bitte die Gelegenheit, diesen zu korrigieren.

Zeiterfassungstemplate

Wenn Sie als Mitarbeiter Ihre Stunden selbst erfassen möchten, so steht Ihnen meine Vorlage als Excelversion gratis und uneingeschränkt zur Verfügung.